Im Rahmen einer Zusammenarbeit wurde ich gebeten, ein paar Ideen zu entwickeln, wie das Thema Social Business die Durchführung anderer Unternehmensprojekte (wie z.B. Cloud Computing oder Security) unterstützen könnte. Diesen Ansatz beschreibe ich hier.

Das Thema Social Business in vielen deutschen mittelständischen Unternehmen wenig bis gar nicht verankert. Was ich persönlich beachtenswert finde – denn man könnte meinen, dass ein Geschäftsführer oder Inhaber, der die Worte „kostenlose Informationen über Kunden“, „schnellere Prozesse“ und „bessere Zusammenarbeit“ hört, ein hohes Interesse hat, diese neue Form und Kultur der Kommunikation langsam in sein Unternehmen zu integrieren.

Social Business Vorteile klar aufzeigen

Anstelle eines eigenständigen Social Business-Projektes könnte man auch erwägen, neue Kommunikationselemente im Rahmen eines aktuellen Projektes zu integrieren. Auf diesem Wege könnte man sofort und sehr konkret zeigen, welche Vorteile die neue Kommunikation dem Unternehmen bringt.

Was muss nun ein Social Business-Ansatz mitbringen, der ein komplexes Projekt vereinfachen und den Skeptiker überzeugen soll? Ist es nicht ein Paradoxon, ein Projekt dadurch vereinfachen zu wollen, dass man weitere Elemente hinzufügt?

Der Ablauf eines klassischen (IT-)Projektes:

Basis: Wikipedia

Lassen Sie uns die einzelnen Stadien eines komplexen (IT-)Projekts betrachten. Sie sind kommunikativ geprägt von drei Aktivitäten

• dem Sammeln von Informationen aus unterschiedlichen (und unterschiedlich verlässlichen) Quellen
• der Kommunikation innerhalb wechselnder Teams, die aus Mitarbeitern des Unternehmens sowie aus Externen bestehen
• die Kommunikation innerhalb eines Steuerkreises, also eines Kernteams von Mitarbeitern des Unternehmens

Im ersten Teil des Projektes – bis hin zur Anforderungsanalyse – überwiegt die Informationssammlung. Diese findet intern und extern statt.
Im zweiten Abschnitt – Design und Entwicklung – ist ein hohes Maß an Kommunikation in wechselnden Teams notwendig.
Im dritten Teil – Integration, Implementierung, Operations – sind beide kommunikativen Tätigkeiten gefragt – sowohl die Sammlung von Informationen als auch die Kommunikation in Teams.

Schwerpunkt auf effektive Kommunikation

Während der gesamten Projektlaufzeit ist die effektive Kommunikation im Kernteam unerläßlich für den Projekterfolg.

Je besser der Austausch im Kernteam ausgeprägt und unterstützt wird, desto erfolgreicher das Projekt. Deswegen setzen zum Beispiel auch erfolgreiche Software-Entwicklungsplattformen an diesem Punkt an und vereinfachen bzw. vereinheitlichen die Kommunikation über den gesamten Projektverlauf.

Social Business setzt an genau diesem Punkt an. Es vereinfacht Kommunikation, hilft, wichtig Informationen von Rauschen zu unterscheiden, identifiziert relevante Quellen, und sorgt dafür, dass Informationen immer und an den richtigen Empfangspunkten zur Verfügung stehen – unabhängig von Plattformen und Technologien. Letztlich wird ein Social Business-Projekt dazu führen, dass die Mitarbeiter weniger Aufwand durch eine effektive Kommunikation haben.

Die üblicherweise genutzten Werkzeuge in der Projektkommunikation kann man so zusammenfassen: Meetings, E-Mail und Excel. Und beim Social Business geht es auch nicht darum, diese etablierten Medien abzuschaffen. Stattdessen werden sie durch neue Medien ergänzt und effektiver gemacht. Ein paar Beispiele:

• Interne Wikis helfen, den jeweils aktuellen Projektstatus und alle relevanten Dokumente in einer Quelle zusammenzufassen.
• Private soziale Netze und Instant Messaging unterstützen die Ad-Hoc-Kommunikation innerhalb der Teammitglieder und sparen Zeit.
• Social Media Monitoring erfasst die Kundenperspektive auf das Projekt und sorgt für präzise formulierte Anforderungen. Monitoring hilft auch dabei, Lieferanten und externe Anbieter zu bewerten oder neue Quellen für externe Unterstützung zu finden.
• Videokonferenzen optimieren Schulungen in der Integrations- und Testphase und helfen, die Akzeptanz für das Projekt zu erhöhen.

Diese Social Business-Elemente sind zum Teil schnell, zum Teil zentral implementierbar und einige recht einfach zu nutzen. Und hierauf sollte auch der Schwerpunkt in der Auswahl liegen. Jedes Medium, dass erst mit zusätzlichem Zeitaufwand erlernt werden muss oder die Projektfortschritte am Anfang absehbar verzögern wird, ist zum Scheitern verurteilt. Es ist auch damit zu rechnen, dass sich die Nutzung des Mediums im Verlauf des Projektes entwickeln wird – wenn es effektiv ist. Andersherum: Ein Medium, das nicht genutzt wird, ist nicht effektiv und sollte daher auch wieder eingestellt werden. Eine wesentliche Aufgabe kommt an dieser Stelle dem Kernteam zu, das die Nutzung vorantreiben und mit gutem Beispiel vorangehen muss.

Auswahl ist immer individuell

Die Entscheidung, mit welchen Medien das Projekt unterstützt werden soll, ist jeweils individuell zu treffen – abhängig von Faktoren wie Projektgröße und -dauer, Unternehmensgröße und vorhandener Unternehmenskultur. Ich empfehle, am Anfang nur ein zusätzliches Medium pro Kommunikationsbereich einzusetzen, also z.B. eines für die interne Kommunikation und eines für die externe Suche nach Informationen. Im weiteren Verlauf kann über weitere Medien nachgedacht werden, allerdings immer unter den oben genannten Prämissen.

Social Business macht die Kommunikation im Unternehmen schneller und effektiver. Wenn es gezielt eingesetzt wird. Der Einsatz innerhalb eines Unternehmensprojekts ist deswegen nicht nur zu empfehlen, sondern logisch, denn

• die neue Art der Kommunikation bekommt mit dem Projekt einen Nährboden, auf dem sie sich entwickeln kann
• der Einsatz wird in einem abgegrenzten Umfeld getestet und kann später ausgeweitet werden
• die neue Kommunikation hat ein echtes Ziel, an dem sie gemessen werden kann
• die für das Projekt und die Unternehmenskultur passenden Medien werden sich langfristig durchsetzen und auch auf andere Bereiche übergreifen

Letztlich geht es darum, die Kommunikation im Unternehmen effektiver und einfacher zu gestalten. Besser als innerhalb eines Projektes ist das aus meiner Erfahrung kaum möglich.